Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Astromind SpA
• RUT: 78.309.168-2
• Domicilio: Badajoz 100, oficina 1014, Las Condes, Santiago, Chile
• Correo de privacidad (DPO): contacto@astromind.cl
• Sitio web: astrhorus.io

Conforme a las disposiciones para micro y pequeñas empresas de la Ley N° 21.719, Astromind SpA actúa como su propio Delegado de Protección de Datos (DPO).

2. Dos roles distintos

Astrhorus funciona para negocios (nuestros «clientes») que instalan un asistente para atender a sus propios clientes y visitantes. Por eso tratamos datos en dos roles:

• Como responsable: los datos de los clientes que contratan Astrhorus (su cuenta, su facturación y el uso de la plataforma) y los de quienes nos escriben desde este sitio.
• Como encargado de tratamiento: las conversaciones entre el asistente de un cliente y las personas que lo usan (visitantes de su sitio web o personas que le escriben por WhatsApp). En ese caso, el responsable es el negocio que instaló el asistente, y nosotros tratamos esos datos solo por cuenta e instrucción suya, para prestarle el servicio.

3. Datos personales que tratamos

De los clientes que contratan Astrhorus

• Nombre, correo electrónico y contraseña (almacenada de forma cifrada e irreversible).
• Nombre del negocio y, de forma opcional, su RUT, para emitir la boleta.
• Plan contratado, estado de la suscripción y registro de pagos. Los datos de su tarjeta los procesa directamente Flow, nuestro proveedor de pagos; nunca pasan por nuestros servidores.
• La información que el cliente carga para entrenar a su asistente: descripción del negocio, documentos, inventario y configuración de su agente, incluidos los datos que provengan de las integraciones que decida conectar.

De las personas que conversan con un asistente

• El contenido de los mensajes y de las respuestas del asistente.
• En WhatsApp: el número de teléfono y el nombre de perfil que WhatsApp entrega junto con el mensaje.
• En el widget web: un identificador de sesión anónimo, guardado en el almacenamiento local del navegador (no es una cookie), para que la conversación continúe si la persona recarga la página.
• Cualquier dato que la persona decida escribir en la conversación (nombre, contacto, preferencias, citas que agenda). Le pedimos no compartir datos sensibles por ese medio.

De quienes nos escriben desde este sitio

• Nombre, negocio (opcional) y el mensaje que usted redacta en el formulario de contacto. El formulario abre WhatsApp con su mensaje ya escrito; no guardamos lo que escribe en el formulario hasta que usted lo envía por WhatsApp.

De forma automática

• Dirección IP y datos técnicos de conexión, registrados por nuestra infraestructura con fines de seguridad, prevención de abuso y buen funcionamiento.

No solicitamos datos sensibles ni dirigimos el servicio a menores de 18 años.

4. Finalidades y base legal

• Prestar el servicio contratado (crear su cuenta, operar su asistente, agendar citas, mostrarle sus conversaciones y analítica): ejecución del contrato.
• Cobrar y emitir documentos tributarios: ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales.
• Responder consultas y dar seguimiento comercial a quienes nos contactan: gestiones precontractuales solicitadas por la persona e interés legítimo.
• Seguridad, prevención de fraude y abuso, y mejora técnica del servicio: interés legítimo.
• Atender las conversaciones de un asistente: instrucción del negocio responsable, que debe contar con una base legal para tratar esos datos.

No enviamos comunicaciones de marketing sin consentimiento explícito, ni vendemos ni cedemos datos personales con fines comerciales.

5. Uso de inteligencia artificial

Las respuestas de los asistentes las genera un modelo de inteligencia artificial. Para ello enviamos al proveedor del modelo el mensaje de la persona, el historial reciente de esa conversación y la información que el negocio configuró (por ejemplo, partes de sus documentos o de su inventario relacionadas con la pregunta). Cada asistente solo recibe información del negocio al que pertenece: los datos de un cliente nunca se mezclan con los de otro. Las respuestas pueden contener errores; el negocio supervisa sus conversaciones desde su panel. No tomamos decisiones con efectos jurídicos sobre las personas únicamente de forma automatizada.

6. Proveedores y transferencia de datos

Compartimos lo estrictamente necesario con proveedores que actúan como encargados de tratamiento en nuestro nombre:

• Railway Corp.: infraestructura de alojamiento y bases de datos de la plataforma.
• OpenAI: procesamiento de texto para generar las respuestas del asistente. Según las condiciones vigentes de su API, los datos enviados por esa vía no se usan para entrenar sus modelos por defecto.
• Meta Platforms (WhatsApp Business): recepción y envío de mensajes en el canal de WhatsApp, cuando el cliente lo conecta.
• Google: solo si el cliente conecta Google Calendar o Google Sheets, y únicamente con los permisos que él autoriza sobre su propia cuenta.
• Flow SpA (flow.cl): procesamiento de los cobros de la suscripción.

Estos proveedores operan con infraestructura internacional, por lo que los datos pueden ser tratados fuera de Chile, incluido Estados Unidos. Todos cuentan con estándares de seguridad reconocidos, incluido el cifrado de datos en tránsito.

7. Plazo de conservación

• Datos de la cuenta y conversaciones: mientras la cuenta del cliente esté activa. Al cerrarse la cuenta, los eliminamos en un máximo de 30 días, salvo lo indicado a continuación.
• Registros de facturación y pagos: 6 años, por obligación tributaria.
• Mensajes de contacto recibidos por WhatsApp: mientras sean necesarios para responder y dar seguimiento, con un máximo de 24 meses desde el último contacto, salvo que exista una relación comercial vigente.
• Registros técnicos: no más de 30 días.
• Copias de seguridad: los datos eliminados desaparecen también de ellas en el ciclo normal de rotación del proveedor.

El cliente puede borrar conversaciones y contenido de su asistente cuando lo estime necesario, según su propia política de conservación.

8. Sus derechos (ARCO+P)

Conforme a la Ley N° 21.719, usted tiene derecho a:

• Acceso: saber qué datos suyos tratamos y obtener una copia.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Cancelación: solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Revocación: retirar en cualquier momento el consentimiento que haya otorgado.

Para ejercerlos, escríbanos a contacto@astromind.cl o siga las instrucciones de la página de eliminación de datos. Responderemos en un plazo máximo de 30 días hábiles. Si su solicitud se refiere a una conversación con el asistente de un negocio, la gestionaremos con ese negocio, que es el responsable de esos datos.

9. Cookies y almacenamiento local

Este sitio no utiliza cookies de análisis ni de publicidad. El widget guarda en el navegador de quien lo usa un identificador de sesión anónimo para mantener la conversación, y el panel de clientes usa el almacenamiento local del navegador para mantener la sesión iniciada. Ambos son estrictamente necesarios para el funcionamiento del servicio. Si en el futuro incorporamos cookies analíticas o de marketing, actualizaremos esta política y pediremos su consentimiento.

10. Seguridad

• Cifrado de las comunicaciones mediante HTTPS/TLS.
• Los datos de cada cliente se almacenan separados de los de los demás.
• Las contraseñas se guardan con un algoritmo de hash, y las credenciales de las integraciones que el cliente conecta se almacenan cifradas.
• Acceso restringido a nuestros sistemas internos.

Ante una brecha de seguridad que afecte datos personales, notificaremos a la autoridad de protección de datos competente en un plazo máximo de 72 horas y a las personas afectadas a la brevedad posible, conforme a la Ley N° 21.719.

11. Menores de edad

Astrhorus no está dirigido a menores de 18 años. Si tomamos conocimiento de que hemos recopilado datos de un menor sin la autorización correspondiente, los eliminaremos. Si es madre, padre o tutor y cree que su hijo o hija nos entregó datos, escríbanos a contacto@astromind.cl.

12. Cambios a esta política

Cuando hagamos cambios materiales lo informaremos con un aviso destacado en el sitio y en el panel, con al menos 15 días de anticipación. La fecha de la última actualización aparece siempre al inicio de esta página.

13. Contacto

• Correo: contacto@astromind.cl
• Domicilio: Badajoz 100, oficina 1014, Las Condes, Santiago, Chile
• País: Chile